Il dilemma delle PMI: è meglio un ufficio di comunicazione interno o un’agenzia esterna?

Diciamolo subito: prima che si pensi che la riflessione sia “di parte“ e che stiamo dando la cosiddetta “pacca sulla spalla“, vorremmo precisare che abbiamo sperimentato entrambe le posizioni, sia lavorando in aziende, sia come consulenti di comunicazione in agenzia, la nostra posizione attuale. Potremmo scriverne di “tutti i colori“  sulle  reciproche esperienze nelle vesti dell’uno o dell’altro ma l’obiettivo di questo articolo è quello di fare una riflessione su uno dei dilemmi  più sentiti dalle PMI, ovvero “E‘ meglio un ufficio di comunicazione interno o un’ agenzia esterna?“ .

Come se non bastasse, da qualche tempo c’è la crisi che morde e se un tempo alle fortunate PMI i clienti arrivavano senza eccessivo sforzo, calamitati dal passaparola o dai lavori ben fatti dall’azienda, le commesse ora sono crollate e i clienti non fanno più “la fila in sala d’attesa”. Come se non bastasse, spesso “l’ asset comunicazione di molte PMI“  si ritrova ad essere obsoleto, trascurato, con contenuti non competitivi nella comunicazione del valore aziendale verso l‘esterno.  Ed ecco che le PMI corrono ai ripari, con l’obiettivo di rinnovare e migliorare la propria comunicazione trovandosi nell’incertezza se affidarsi ad un’agenzia esterna (con le solite ed ovvie aspettative miracolistiche) oppure sviluppare al proprio interno un team o una risorsa dedicata alla comunicazione d’ impresa.

FATTORE ECONOMICO
E’ sicuramente il primo fattore preso in considerazione. Spesso si pensa che chiamare un’agenzia sia molto costoso, senza avere le idee chiare sugli obiettivi su cosa si deve fare. L’agenzia è pagata di solito “ a chiamata “ ovvero solo quando serve, senza dimenticare che ormai diverse agenzie possono offrire un supporto di consulenza su canone mensile, risultando essere meno oneroso e più flessibile rispetto a un team di dipendenti dedicati. Indipendentemente dal tipo di lavoro per il quale s’interpella un’agenzia, un dipendente dedicato interamente alla comunicazione della PMI, con un costo continuativo mensile, rappresenta un’ uscita economica che deve prevedere un chiaro e pianificato carico di lavoro mensile costante dell’attività di comunicazione, tale da giustificare l’investimento economico dell’azienda.

CREATIVITA’ BLOCCATA O ESAGERATA?
Il dipendente interno conosce sicuramente al meglio le dinamiche interne di un’azienda, riesce a reperire i contenuti necessari con più facilità, tuttavia la sua permanenza può diventare un’arma a doppio taglio, poiché  il fatto di “esserci sempre” e la consapevolezza che  a volte “colui che decide non approverebbe”,  diventano causa di frustrazioni che ne limitano e “bloccano” la creatività”. L’agenzia è invece quotidianamente a contatto con persone strategiche e creative che si confrontano e si “nutrono” reciprocamente. Tuttavia capita a volte che  queste menti si lasciano prendere dall’istinto creativo senza freni, tralasciando le reali esigenze dell’azienda con la quale hanno a che fare, arrivando a proporre idee e progetti troppo costosi e pericolosamente distanti dall’azienda, che vengono poi rifiutati. E’ quindi consigliabile per le agenzie non dimenticare anche il buonsenso come ingrediente principale nelle fase di produzione della creatività.

RISORSA INTERNA O PROFESSIONISTA DELLA COMUNICAZIONE?
Spesso le PMI accusano il fatto che le agenzie di comunicazione non riescono comprendere e comunicare appieno la storia, il valore dell’azienda stessa, a dispetto di una persona che lavora internamente per la stessa, capace di potersi meglio specializzare nelle linee e tendenze della comunicazione di quel particolare settore di mercato. Contemporaneamente c’è il rischio da parte della risorsa interna, di uniformarsi alle tendenze di comunicazione del quel settore, appiattendone lo stile d’espressione, nonché l’ essere privo del prezioso nutrimento del confronto con altri professionisti della comunicazione, alla base di ogni arricchimento professionale. L’agenzia è invece a contatto con differenti realtà lavorative che ne accrescono le competenze professionali, oltre al fatto che l’agenzia stessa è composta da più persone del settore, che si confrontano scambiandosi diverse concezioni, stimoli e soluzioni creative capaci di sfornare idee innovative ed originali.

IDENTIFICAZIONE ED INVESTIMENTO ALLA FORMAZIONE DI UNA RISORSA INTERNA
Se l’azienda si trova in un momento di crisi della serie “non mi posso permettere un’agenzia e non posso prendere un dipendente dedicato”, allora in questo caso ricorrono in aiuto le parole di EinsteinÈ nella crisi che sorge l’inventiva – La vera crisi, è la crisi delle incompetenza“. Il motto diventa quindi “dare valore a quello che si ha”, che si traduce nell’individuare  all’interno del proprio team di lavoro la risorsa umana che più si dimostra orientata a rivestire un ruolo di connessione tra azienda ed esterno. Diventa  importante quindi investire anche piccole con risorse economiche, nella formazione con convegni, workshop, corsi. Fatto ciò, quando la risorsa sarà in grado di comprendere maggiormente le potenzialità e le dinamiche della comunicazione, sarà in grado sia di supportare l’azienda con piccoli lavori sia di confrontarsi con  un  agenzia di supporto per “parlare e comprendere lo stesso linguaggio”, a beneficio  di entrambe le parti.

RICONOSCERE, ASCOLTARE E COMPRENDERE
Quando un’agenzia entra in un’azienda non dovrà  solo presentarsi ma soprattutto capire la realtà che ha di fronte. In questa fase iniziale piuttosto delicata, l’agenzia deve avere un buon account, che spesso ha una formazione più commerciale che creativa, come giusto che sia e non sarebbe una cattiva idea allargare i primi incontri con la PMI, anche al responsabile creativo dell’agenzia. Dall’altra parte, l’azienda, poiché deve affidare parte della sua immagine e comunicazione, deve poter riconoscere ed ufficializzare nel suo staff un referente interno che sia maggiormente portato alla comunicazione e riconosciuto della giusta autority da parte dell’azienda, affinchè possa condividere gli obiettivi e le esigenze  di comunicazione della PMI con l’agenzia, senza farsi influenzare dal management che non potrebbe avere le giuste competenze per mettere a priori in discussione eventuali proposte.

IN CONCLUSIONE?… “La verità sta nel mezzo”…
Come dice l’antico proverbio cinese, anche per noi “la verità sta nel mezzo”: la possibilità di collaborare con un’agenzia di comunicazione attraverso un referente interno all’azienda. Disporre di una risorsa interna alla PMI dedicata, che sappia interfacciarsi in modo efficace con le risorse aziendali, recuperare tutte le informazioni utili all’agenzia, nonchè capace di coordinare i contatti interni con quelli esterni dell’agenzia (l’account), è secondo la nostra esperienza una buona soluzione. Per l’azienda significa poter far fluire e distribuire al suo interno la cultura della comunicazione, potendo contare su un team di professionisti esterni del settore, rispetto alla singola risorsa interna. Per l’agenzia, potersi interfacciare con un dipendente dedicato e concentrato nel progetto della comunicazione aziendale, comporta la possibilità di lavorare in un ottica di maggior chiarezza e miglioramento continuo, nonché la concreta possibilità di far crescere la reciproca fiducia e comprensione.

[fonte ideeintransito.it ]

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